La firma electrónica en documentos laborales
La digitalización de las relaciones laborales ha permitido que empleadores y trabajadores suscriban documentos de forma segura, ágil y con plena validez jurídica. Es fundamental conocer las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital, así como los requisitos legales aplicables a su uso en contratos de trabajo y demás documentos laborales.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es la utilización de códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, con la condición de que estos sean confiables y apropiados respecto para los fines de dicha firma.
Es decir, corresponde a un género o categoría que se refiere a todos los métodos utilizados para firmar y/o validar un documento electrónico o identificar a una persona.
Por ejemplo, el escaneo de la firma hecha de la propia letra de la persona, el uso de una huella digital o una contraseña.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es el valor numérico que se adhiere al mensaje de datos que, al utilizar un procedimiento matemático conocido, vincula la clave del iniciador y al texto del mensaje, permitiendo una exclusividad e indicio de que ese mensaje no ha sido modificado después de la firma.
Los requisitos que debe cumplir esta firma para ser equivalente a una manuscrita están contemplados en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.
La firma digital es un tipo de firma electrónica pero con un nivel de seguridad más elevado.
¿Qué debe saber sobre la firma electrónica en documentos laborales?
- El Gobierno expidió el Decreto 526 de 2021, donde se reglamentó la firma electrónica en los contratos de trabajo.
- Para la suscripción del contrato de trabajo firmado electrónicamente podrán ser utilizadas tanto la firma electrónica como la firma digital.
- En caso que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros.
- La Ley 2121 del 03 de agosto de 2021 que reguló el trabajo remoto, señala que los acuerdos en materia laboral y que se ejecuten de manera remota, requerirán firma electrónica o digital determinando la identidad de las partes.
- También se incluye el One Time Password (OTP) como mecanismo de autenticación. Consiste en un código temporal vía mensaje de texto que le llega a la persona o correo electrónico certificado, con el fin de que se realicen acciones virtuales, certificando la identidad de la persona a través de internet o aplicaciones.
- El empleador puede delegar la facultad de firmar electrónicamente los documentos. En consecuencia, la firma puede ser expedida por el representante legal o por un funcionario debidamente autorizado, como el gerente recursos humanos.
¿Está utilizando correctamente la firma electrónica en su empresa?
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