1. Trámites Corporativos
Renovación de la matrícula mercantil:
Las personas naturales y jurídicas inscritas en la Cámara de Comercio deben renovar su matrícula mercantil anualmente. Esta obligación se realiza mediante el diligenciamiento y presentación del correspondiente formulario de renovación de matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio de Bogotá. El costo del trámite depende del valor de los activos de la sociedad o persona. Cabe resaltar que el incumplimiento de la obligación de renovar la matrícula mercantil puede acarrear sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Toda la información necesaria para este proceso puede ser consultada en la página web de la Cámara de Comercio de Bogotá www.ccb.org.co. Plazo cumplimiento: El plazo para cumplir esta obligación vence el 31 de marzo de 2021.
Matrícula de establecimiento de comercio, sucursales y agencias:
Es necesario actualizar la matrícula mercantil de cada uno de los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que se tengan registrados tanto en la ciudad de Bogotá, D.C., como en las distintas ciudades de Colombia (Cali, Medellín, Barranquilla, etc.). La matrícula mercantil de cada establecimiento de comercio debe también renovarse anualmente mediante la presentación del formulario respectivo y el pago de la tarifa de renovación dependiendo del valor de los activos totales. Plazo cumplimiento: El plazo para cumplir esta obligación vence el 31 de marzo de 2021.
Depósito de los estados financieros:
Una vez aprobados por la junta de socios o asamblea de accionistas, se deben depositar los estados financieros de propósito general1, junto con sus notas y el dictamen correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio legal de la sociedad. De acuerdo a lo establecido por el artículo 41 de la ley 222 de 1995, dichos estados financieros de propósito general deberán ser depositados dentro del mes siguiente a la fecha que éstos han sido aprobados. Es importante tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto 019 de 2012, artículo 150, cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las Cámaras de Comercio. Plazo cumplimiento: El plazo para cumplir esta obligación vence al mes de la fecha en la cual sean aprobados los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2020 por la Asamblea General de Accionistas en la reunión ordinaria anual.
1 Los estados financieros de propósito general comprenden: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo
Inscripción de las páginas web y sitios de Internet:
Conforme al artículo 91 de la ley 633 del año 2000, todas las páginas web y sitios de Internet de origen colombiano y cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiera o de prestación de servicios, deben inscribirse en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio social y suministrar a la DIAN la información que requiera, siempre que esta información se trate de la directamente relevante y estrictamente necesaria para el cumplimiento de las funciones de dicha entidad. Se deberán pagar impuestos de inscripción y registro. Igualmente, la Superintendencia de Industria y Comercio en Concepto 05046273 de junio 20 de 2005 estableció que se debe precisar que únicamente están en obligación de inscribirse en el registro mercantil, las páginas web o sitios de Internet que además de ser de origen colombiano, desarrollen directamente su actividad económica, bien sea esta, comercial, financiera o de prestación de servicios a través de la página web o sitio de Internet. Teniendo claro lo anterior, se puede decir que una página de Internet que no se utilice para prestar un servicio o para el desarrollo de una actividad económica y cuyo principal propósito será meramente informativo o de otra índole distinta a las anteriores, no deberá inscribirse en el registro mercantil.
Reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios:
La Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada o comandita simple, se debe reunir para, entre otros, (i) estudiar el informe de gestión del Representante Legal y la Junta Directiva sobre las actividades de la sociedad en el año 2010; (ii) estudiar el informe del Revisor Fiscal y aprobar los estados financieros de la sociedad con corte a 31 de diciembre de 2020; (iii) aprobar el proyecto de distribución de utilidades; y (iv) efectuar los nombramientos que le corresponden2 Plazo: El plazo para cumplir esta obligación vence el 31 de marzo de 2021. (Art. 2 del Decreto 176 del 23 de febrero de 2021). Si a la fecha, aún se encuentra pendiente realizar la reunión ordinaria del máximo órgano social correspondiente al ejercicio de 2019, de acuerdo con el artículo 1 del Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, se podrán realizar también a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si llegada esta fecha, la reunión no fuere convocada, los accionistas se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021. Ahora, de conformidad con el Oficio 220-005720 del 28 de enero de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, estas reuniones se podrán presentar de manera presencial, virtual o mixtas. Deberá contarse con los siguientes documentos corporativos de la Sociedad:
- Estados financieros dictaminados con corte al 31 de diciembre de 2020;
- Informe de revisoría fiscal sobre los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2020 (para las sociedades que tienen revisoría fiscal);
- Proyecto de distribución de utilidades;
- Informe especial de afiliadas y matrices;
- Informe de gestión del gerente de la compañía respectiva, el cual deberá incluir la siguiente información:
a) Contenido del Informe de gestión del Representante Legal:
| Tema / Asunto |
| Exposición sobre evolución de los negocios y situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. |
| Acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio. |
| Evolución previsible de la sociedad. |
| Operaciones celebradas con los accionistas y con los administradores. |
| Reporte especial sobre el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. |
b) Documentos e información a ser incluida en el informe a presentarle a la Junta Directiva y Asamblea General de Accionistas:
| Tema / Asunto |
| Detalle de egresos por salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad. |
| Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones. |
| Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas. |
| Gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros. |
| Dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera. |
| Inversiones discriminadas de la sociedad en otras compañías, nacionales o extranjeras, para las Sociedades que les resulte aplicable.3 |
| Constancia que los administradores no entorpecieron la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores. |
De conformidad con el artículo 35 de la Ley 222 de 1995 la sociedad controlante, además de preparar y presentar estados financieros de propósito general individuales, debe preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados, que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, como si fuesen los de un solo ente.
2 Es fundamental que los documentos que se van a someter a consideración de la Asamblea, que son: el informe de gestión preparado por el Representante Legal y la Junta Directiva, los estados financieros a 31 de diciembre del año anterior así como los libros y papeles sociales, se encuentren a disposición de los accionistas durante el término del derecho de inspección que es de cinco (5) días hábiles para las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.) y quince (15) días hábiles para las demás sociedades, salvo que los estatutos establezcan términos superiores. Además y según lo establecido en el artículo 446 del Código de Comercio, los siguientes documentos deben también ponerse a disposición de los accionistas por el término ya mencionado: 1. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles. 2. Un proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable. 3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran: a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad; b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones; c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas; d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros; e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o extranjeras. 4. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea. 5. El informe escrito del revisor fiscal.
3Las inversiones en otras sociedades deben definir si la inversión se ha realizado con un horizonte de corto o largo plazo o si tiene como consecuencia una influencia significativa (directa o indirectamente posee el 20% o más del poder de voto de la empresa emisora).
Elaboración y envío de la convocatoria a la reunión ordinaria
La convocatoria se debe enviar con el término de anticipación previsto para el tipo societario, antes de la fecha de realización de la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. Salvo que los estatutos establezcan un término superior, para las S.A.S. es de cinco (5) días hábiles y para los demás tipos societarios de quince (15) días hábiles, en ambos casos sin contar el de la convocatoria ni el de la reunión. La convocatoria debe hacerse de acuerdo con la forma de convocatoria señalada por los estatutos, y a falta de estipulación, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista para las S.A.S. y mediante aviso que se publicará en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la sociedad para los demás tipos societarios. Plazo cumplimiento: La convocatoria a las reuniones ordinarias de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, deberá remitirse a los accionistas de la compañía respectiva con cinco (5) o quince (15) días hábiles antes de la fecha de realización de la reunión ordinaria, dependiendo del tipo de sociedad.
Ejercicio del derecho de inspección:
Durante el plazo de tiempo que transcurre entre la convocatoria a la reunión ordinaria hasta la fecha de su realización, todos los accionistas o socios están facultados para asistir a las oficinas donde funcione la administración de la sociedad, para revisar, entre otros, los libros oficiales que contienen los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, las notas a los Estados Financieros y el informe del Revisor Fiscal. Aquellos documentos cuya revelación a terceros pueda afectar el giro ordinario de los negocios sociales, pueden ser mantenidos en reserva por parte de la administración. En el estado de emergencia actual, para el ejercicio del derecho de inspección, la Supersociedades recomendó a las compañías establecer mecanismos virtuales a través de los cuales los socios puedan acceder a la información requerida con las seguridades necesarias. (Circular 100-000002 del 17 de marzo del 2020)
Nombramientos que corresponden.
Los nombramientos de administradores y demás empleados que le correspondan a este cuerpo corporativo, debe efectuarse en la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. En caso de que la sociedad sea del tipo de las anónimas, o tenga un revisor fiscal, éste deberá ser elegido por la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios.
Reunión de la Junta Directiva y Rendición de Cuentas de los Administradores:
Todas las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada, así como las sociedades por acciones simplificadas que cuenten con este órgano corporativo, por disposición legal los Representantes Legales y la Junta Directiva, deben presentar a la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios la rendición de cuentas, con requisitos de contenido y plazo para presentarlos.
- Informe de Gestión del Representante Legal y la Junta Directiva sobre las actividades de la sociedad en el año 2020 y aprobación de Estados Financieros: El Representante Legal de la sociedad está obligado a presentar anualmente a la Junta Directiva, y a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, un informe de gestión junto con los estados financieros y proyecto de distribución de utilidades y el dictamen del revisor fiscal. Así mismo, la Junta Directiva debe presentar un informe sobre la situación económica y financiera de la sociedad a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. El representante Legal y la Junta Directiva también deben presentar los Estados Financieros de propósito general junto con sus notas, cortados al final de cada ejercicio. Es posible que el Representante Legal y la Junta Directiva elaboren un solo informe, el cual debe ser aprobado por la Junta Directiva antes de la fecha del envío de la convocatoria a la reunión ordinaria a los accionistas o socios.
- Documentos de la Junta Directiva: Para esta reunión de la Junta Directiva se deben preparar y presentar los siguientes documentos:
| Tema / Asunto |
| Estados Financieros a 31 de diciembre de 2020, especificando las apropiaciones realizadas por depreciación de activos fijos y amortización de intangibles |
| Tema / Asunto |
| Proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto de la renta y sus complementarios. |
| Informe de Gestión en los términos mencionados |
| Informe del Revisor Fiscal |
Plazo: La Junta Directiva debe efectuar la reunión antes del envío de la convocatoria para la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios.
Registro de situaciones de control y de grupos empresariales:
- Situación de control: Si bien no existen causales taxativas de configuración, se entiende que existe una situación de control cuando más del 50% del capital pertenezca a la sociedad matriz, directa o indirectamente; cuando la matriz posee el derecho de emitir los votos correspondientes a la mayoría mínima decisoria; cuando cuente con los votos necesarios para elegir a la mayoría de miembros de la junta directiva; o cuando la matriz, directa o indirectamente, y en razón de un negocio con la sociedad controlada, sea dominante en las decisiones de la administración de la sociedad (artículos 26 y 27 Ley 222 de 1995).
- Grupo empresarial: Si, además de existir situación de control en una sociedad, existe entre varias sociedades controladas una unidad de propósito, es decir, cuando estas persigan un mismo objetivo que ha sido determinado por la matriz o pertenezcan a un mismo sector industrial o sean complementarias, habrá situación de grupo empresarial.
Plazo: Tanto la situación de control como de grupo empresarial, deberá registrarse ante Cámara de Comercio dentro de los 30 días siguientes a la fecha de configuración de la situación.
2. Trámites ante la Superintendencia de Sociedades
Presentación de información financiera a 31 de diciembre de 2020 ante la Superintendencia de Sociedades:
En cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 201-0000011 del 01 de diciembre de 2014, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por la Superintendencia de Sociedades, aun cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración, y las sociedades comerciales en general que reciban circular de la Superintendencia de Sociedades, deberán remitir la información financiera en las fechas establecidas por a entidad. Se exceptúan de esta obligación las sociedades que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria y las que determinen que no cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha 4 a 31 de diciembre de 2020, las cuales deberán comunicar dichas situaciones a la entidad mediante correo electrónico a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co poniendo en el asunto del correo: “Grupo de Arquitectura de Datos: Formulario Empresarial – sociedad en liquidación voluntaria” y atendiendo a lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 de 2018 tratándose de entidades empresariales que No cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha. De conformidad a la Circular Externa 100-000015 de 2020, los estados financieros individuales con corte a 31 de diciembre de 2020, certificados y dictaminados deberán ser entregados en las fechas señaladas en la tabla a continuación, de acuerdo con los dos últimos números del NIT sin incluir el digito de verificación (DV):
| Últimos dos dígitos del NIT | Envio de información | Últimos dos dígitos del NIT | Envio de información |
| 01 – 05 | Lunes 12 de abril | 51 – 55 | Lunes 26 de abril |
| 06 – 10 | Martes 13 de abril | 56 – 60 | Martes 27 de abril |
| 11 – 15 | Miércoles 14 de abril | 61- 65 | Miércoles 28 de abril |
| 16 – 20 | Jueves 15 de abril | 66 – 70 | Jueves 29 de abril |
| 21 – 25 | Viernes 16 de abril | 71 – 75 | Viernes 30 de abril |
| 26 – 30 | Lunes 19 de abril | 76 – 80 | Lunes 03 de mayo |
| 31 – 35 | Martes 20 de abril | 81 – 85 | Martes 04 de mayo |
| 36 – 40 | Miércoles 21 de abril | 86 – 90 | Miércoles 05 de mayo |
| 41 – 45 | Jueves 22 de abril | 91 – 95 | Jueves 06 de mayo |
| 46 – 50 | Viernes 23 de abril | 96 – 00 | Lunes 07 de mayo |
Adicionalmente a los estados financieros individuales, deberán presentar los siguientes documentos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de envío de información señalada en la tabla anterior:
- Un documento del representante legal y el contador, suscrita por el Revisor Fiscal que los dictamina, si lo hubiere, en el que certifiquen que los estados financieros enviados cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la ley 222 de 1995;
- Un dictamen del Revisor Fiscal;
- El informe de gestión del representante legal presentado a la asamblea de accionista, junta de socios y/o junta directiva (esta obligación no se les exige a las sucursales de sociedad extranjera);
- Las notas explicativas de los estados financieros; y
- El proyecto de distribución de utilidades. Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.
Los estados financieros se preparan normalmente bajo el supuesto de que una entidad está en funcionamiento, y continuará su actividad dentro del futuro previsible. Por lo tanto, si una entidad tiene la intención o la necesidad de liquidar o recortar de forma importante la escala de sus operaciones se entiende que no cumple con la Hipótesis de Negocio en Marcha.
Los estados financieros deben transmitirse por medio del programa Storm conforme a las instrucciones que aparecen en la página de la entidad www.supersociedades.gov.co sección presentación Informes Empresariales, botón SIRFIN. Una vez realizado este proceso, el sistema suministrará un número de radicación que se debe utilizar para enviar los documentos adicionales. Éstos deben presentarse escaneados del original en formato .pdf. Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente. La información debe ser entregada a la Superintendencia de Sociedades en las fechas antes indicadas, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad.
Presentación de Estados Financieros Consolidados y Documentos Adicionales:
Las matrices y controlantes5 inspeccionadas vigiladas y las que reciban el requerimiento de la Superintendencia de Sociedades deberán enviar además los estados financieros consolidados con sus subsidiarias locales, a más tardar el 27 de mayo de 2021. Adicionalmente, deberán presentar los siguientes documentos:
- A) Certificación de los estados financieros consolidados;
- B) Notas a los estados financieros consolidados;
- C) Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artí-culo 29 de la ley 222 de 1995; y
- D) Dictamen del revisor fiscal.
Presentación del informe de Prácticas Empresariales:
El informe de Prácticas Empresariales correspondiente al año 2020, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, deberá ser entre-gado en las siguientes fechas del año 2021 de acuerdo con los dos últimos números del NIT sin incluir el digito de verificación (DV):
| Últimos dos dígitos del NIT | Envio de información | Últimos dos dígitos del NIT | Envio de información |
| 00-10 | Martes 18 de mayo | 51-60 | Martes 25 de mayo |
| 11-20 | Miércoles 19 de mayo | 61-70 | Miércoles 26 de mayo |
| 21-30 | Jueves 20 de mayo | 71-80 | Jueves 27 de mayo |
| 31-40 | Viernes 21 de mayo | 81-90 | Viernes 28 de mayo |
| 41-50 | Lunes 24 de mayo | 91-00 | Lunes 31 de mayo |
El informe de prácticas empresariales deberá ser remitido por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia. No deberá ser remitido por las sociedades inspeccionadas, sucursales de sociedad extranjera, ni las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato o en acuerdo de recuperación. Es muy importante tener en cuenta que la responsabilidad del contenido y diligenciamiento del informe de Prácticas Empresariales recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes por el conocimiento directo de la información solicitada son los órganos sociales que deben diligenciar su contenido, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la citada Ley. La información debe ser entregada a la Superintendencia de Sociedades en las fechas indicadas en la tabla siguiente, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad. El informe de prácticas empresariales no requiere de la presentación de documentos adicionales. Las empresas que tengan más de un cierre contable al año deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2020 en un solo informe.
Registro y actualización de datos:
Las sociedades que por primera vez reciben este requerimiento deben obligatoriamente diligenciar el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, en la Sección Servicios Electrónicos, con el objeto de registrar la sociedad y obtener la contraseña, la cual es obligatoria para acceder a los servicios electrónicos de envío y consulta de información. Para las sociedades ya registradas, en la misma sección podrán recuperar o cambiar la contraseña, modificar el correo electrónico registrado y descargar el certificado digital si está obligado a hacerlo. En el evento de que alguno de los datos suministrados en el formulario diligenciado inicialmente se haya modificado es importante realizar la actualización en el registro.
Procedimiento para obtención de Certificado Digital de Firma:
La Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y/o revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales extranjeras vigiladas y/o controladas; éstas deberán remitir la información únicamente a través de medios electrónicos utilizando el portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmada digitalmente con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades.
Presentación de estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2020:
Las sociedades vigiladas y/o controladas que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el formato diseñado por la Superintendencia para tal efecto a más tardar el 30 de mayo de 2021, de conformidad a la Circular Externa 100-006 de 2018, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si los hubiere. Plazo cumplimiento: Los estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria deberán ser enviados a la Superintendencia de Sociedades a más tardar el 30 de mayo de 2021.
Adopción de programas de transparencia, ética empresarial y mecanismos de prevención de conductas de soborno transnacional (“Programas de Ética Empresarial”):
De acuerdo a la Resolución 100-006261 de 2020 de la Supersociedades, y en virtud de lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1778 de 2016, estarán obligadas a adoptar un Programa de Ética Empresarial las sociedades colombianas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que en el año inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes y hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Para las sociedades que hayan cumplido con estos requisitos en el año 2020, tendrán como plazo máximo para implementar el manual de riesgos - SAGRILAFT el 31 de mayo del 2021.
Implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRLAFT):
De acuerdo con la Circular Externa No. 100-000005 de 2017, modificada por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 de la Superintendencia de Sociedades, las empresas de determinados sectores, que cumplan con ciertos requisitos, deben implementar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Las empresas que se encuentran obligadas a implementar este sistema son aquellas que cumplen con todos los requisitos de su sector, así:
- Sector inmobiliario:
- Sujetas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos de los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995;
- Actividad económica inscrita en el registro mercantil o actividad económica que produzca para la empresa el mayor ingreso operacional o mayor ingreso de actividades ordinarias sea identificada con código CIIU L6810 y/o L6820, y
- Que a 31 de diciembre del 2020 hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
- Sector de servicios jurídicos:
- Sujetas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos de los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995;
- Actividad económica inscrita en el registro mercantil o actividad económica que produzca para la empresa el mayor ingreso operacional o mayor ingreso de actividades ordinarias sea identificada con código CIIU M6910, y
- Que a 31 de diciembre del 2020 hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 3.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes o tenido activos iguales o superiores a 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
- Sector de servicios contables, de cobranza y/o de califica-ción crediticia:
- Sujetas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos de los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995;
- Actividad económica inscrita en el registro mercantil o actividad económica que produzca para la empresa el mayor ingreso operacional o mayor ingreso de actividades ordinarias sea identificada con código CIIU N8291 y/o M6920, y
- Que a 31 de diciembre del 2020 hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
- Sector de construcción de edificios:
- Sujetas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos de los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995;
- Actividad económica inscrita en el registro mercantil o actividad económica que produzca para la empresa el mayor ingreso operacional o mayor ingreso de actividades ordinarias sea identificada con código CIIU F4111 y/o F4112, y
- Que a 31 de diciembre del 2020 hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
-
Cualquier otro sector:
- Sujetas al control o vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, aún cuando no pertenezcan a ninguno de los sectores previamente enunciados, siempre y cuando a 31 de diciembre del 2020 hubieren obtenido ingresos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo al Capítulo X de la Circular Externa Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, el plazo máximo para implementar el manual de riesgos - SAGRILAFT será hasta el 31 de mayo del año siguiente al cual se cumplan los requisitos descritos en el presente documento.
3. Trámites ante el Banco de la República
Actualización de los datos de la inversión extranjera registrada ante el Banco de la República:
A través del Boletín No. 33 del 24 de septiembre de 2018, el Banco de la República modificó el artículo Cuadragésimo Sexto de la Circular Externa DCIN-83, eliminando la obligación que tienen las sociedades de transmitir el Formulario No. 15 “Conciliación Patrimonial Empresas y Sucursales Régimen General” para la actualización de la inversión extranjera. Así, conforme a las modificaciones realizadas, la obligación antes mencionada fue eliminada en su totalidad para las sociedades receptoras del régimen general, y a la fecha, no existe un formulario que reemplace el Formulario No. 15 y su instructivo.
Información de Cuentas de Compensación:
El registro de cuentas de compensación deberá efectuarse por el interesado en el Banco de la República a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de realización de una operación que deba canalizarse a través del mercado cambiario. Los titulares de cuentas de compensación deben transmitir, vía electrónica, la información sobre operaciones efectuadas a través de las mismas durante el mes inmediatamente anterior, dentro del mes calendario siguiente, en forma consolidada. Para efectos fiscales de canalización de divisas y el reembolso o reintegro de capital y dividendos o utilidades se deberá dar cumplimiento a lo señalado por regulación tributaria colombiana. Cuando el giro se realice a través de cuentas de compensación, deberá conservarse esta información a disposición de la autoridad competente, sin que se requiera su envío al Banco de la República.
Cancelación y sustitución de inversión extranjera registrada:
La sustitución de inversionista extranjero, por cambio de los titulares de la inversión extranjera, cambio en la destinación o cambio en la empresa receptora de la inversión, deberá registrarse por el inversionista o su apoderado ante el Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la República dentro de un plazo máximo de seis (6) meses siguientes a la fecha de sustitución o cancelación.
Anticipos para futuras capitalizaciones:
El anticipo para futuras capitalizaciones deberá registrarse como un endeudamiento pasivo externo (Formulario No. 6) utilizando el numeral 43 “Anticipos para futuras capitalizaciones”.
Declaración de renta:
El titular de la inversión extranjera que realice la transacción o venta de su inversión, deberá presentar la declaración de cambio de titularidad, a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y podrá realizarlo a través del apoderado, agente o representante en Colombia del inversionista. Es muy importante tener en cuenta que la presentación de la declaración de renta y complementarios es de carácter obligatorio, independientemente de que se genere el res-pectivo impuesto o no y hay un plazo de un (1) mes para hacerlo desde la fecha en que se realiza la transacción.
4. Trámites ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Registro Nacional de Bases de Datos:
En desarrollo del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales, se creó el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD– bajo la administración de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las sociedades comerciales y las entidades sin ánimo de lucro que cumplan con los parámetros de grandes empresas, es decir, que cuenten con activos totales superiores a 100 mil Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. Allí se debe registrar toda la información relativa a los datos personales que se manejan, como el tipo de dato, cómo se tratan, medidas de seguridad, entre otros. Plazo de cumplimiento: Las bases de datos que se creen deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación. Adicionalmente, el 21 de febrero de 2021 deberán actualizar toda la información concerniente a los reclamos recibidos en el semestre inmediatamente anterior, y el 31 de marzo a más tardar deberán hacer una actualización general de la información. Sin perjuicio de lo anterior, se deben hacer las actualizaciones necesarias si ocurre un cambio sustancial en la información almacenada.
5. Prohibiciones contempladas en la Ley 1801 de 2016 – Nuevo Código de Policía.
El artículo 92 del Nuevo Código de Policía, que entró a regir el 31 de enero de 2017, señala una serie de comportamientos que se considera afectan la actividad económica y pueden llegar a merecer sanciones desde programas pedagógicos, a suspensión temporal de la actividad o destrucción del bien de la operación. Entre ellos vale destacar los numerales 3, 5 y 16, según los cuales no se pueden desarrollar actividades diferentes a las registradas en el objeto social de la matrícula o registro mercantil, desarrollar la actividad económica sin cumplir cualquiera de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, y omitir informar de la apertura de un establecimiento de comercio al comandante estación o subestación de Policía de la jurisdicción correspondiente.
6. Obligaciones formales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Aparte de la obligación de presentar las declaraciones tributarias por concepto de Impuesto de renta, CREE, IVA, Impoconsumo, retención en la fuente e impuesto a la riqueza, contenidos en el Calendario Tributario 2021 de la DIAN, se tienen las siguientes obligaciones especiales:
Valor de la UVT para el año 2021.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, fijó la unidad de valor tributario que regirá parael año 2021 en COP $36.308.
Obligación de expedir certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre la renta y complementario, impuesto sobre la renta para la equidad, CREE y del gravamen a los movimientos financieros:
Los agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementario y los del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) deberán expedir, a más tardar el 31 de marzo de 2021, los siguientes certificados por el año gravable 2020:
- Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria a que se refiere el artículo 378 del Estatuto Tributario.
- Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, a que se refiere el artículo 381 del Estatuto Tributario y del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF).
La certificación del valor patrimonial de los aportes y acciones, así como de las participaciones y dividendos gravados o no gravados abonados en cuenta en calidad de exigibles para los respectivos socios, comuneros, cooperados, asociados o accionistas, deberá expedirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la solicitud. Los certificados sobre la parte no gravada de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores, a que se refiere el artículo 622 del Estatuto Tributario, deberán expedirse y entregarse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la solicitud por parte del ahorrador. Cuando se trate de autorretenedores, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.
Plazo para presentar la declaración anual de activos en el exterior:
La obligación de presentar declaración de activos en el exterior únicamente opera cuando el valor patrimonial de los activos del exterior poseídos al 1 de enero de 2021 sea superior a 2.000 UVT (COP $72.616.000 para el año 2021). Los plazos para presentar la declaración anual de activos en el exterior, de que trata los artículos 42 y 43 de la Ley 1739 de 2014, vencen en las fechas que se indican a continuación, atendiendo el tipo de declarante y los dos últimos dígitos del NIT que conste en el certificado del Registro Único Tributario (RUT), sin tener en cuenta el dígito de verificación, así:
- Vencimientos para los grandes contribuyentes.
Último dígito Vencimiento 0 23 de abril de 2021 9 22 de abril de 2021 8 21 de abril de 2021 7 20 de abril de 2021 6 19 de abril de 2021 5 16 de abril de 2021 4 15 de abril de 2021 3 14 de abril de 2021 2 12 de abril de 2021 1 12 de abril de 2021 - Vencimientos para las personas jurídicas.
Último dígito Vencimiento 96 al 00 7 de mayo del 2021 91 al 95 6 de mayo del 2021 86 al 90 5 de mayo del 2021 81 al 85 4 de mayo del 2021 76 al 80 3 de mayo del 2021 71 al 75 30 de abril del 2021 66 al 70 29 de abril del 2021 61 al 65 28 de abril del 2021 56 al 60 27 de abril del 2021 51 al 55 26 de abril del 2021 46 al 50 23 de abril del 2021 41 al 45 22 de abril del 2021 36 al 40 21 de abril del 2021 31 al 35 20 de abril de 2021 26 al 30 19 de abril de 2021 21 al 25 16 de abril de 2021 16 al 20 15 de abril de 2021 11 al 15 14 de abril de 2021 06 al 10 13 de abril de 2021 00 al 05 12 de abril de 2021 - Vencimientos para las personas naturales
Último dígito Vencimiento del plazo 99 y 00 20 de octubre de 2021 97 y 98 19 de octubre de 2021 95 y 96 15 de octubre de 2021 93 y 94 14 de octubre de 2021 91 y 92 13 de octubre de 2021 89 y 90 12 de octubre de 2021 87 y 88 11 de octubre de 2021 85 y 86 8 de octubre de 2021 83 y 84 7 de octubre de 2021 81 y 82 6 de octubre de 2021 79 y 80 5 de octubre de 2021 77 y 78 4 de octubre de 2021 75 y 76 1 de octubre de 2021 73 y 74 30 de septiembre de 2021 71 y 72 29 de septiembre de 2021 69 y 70 28 de septiembre de 2021 67 y 68 27 de septiembre de 2021 65 y 66 24 de septiembre de 2021 63 y 64 23 de septiembre de 2021 61 y 62 22 de septiembre de 2021 59 y 60 21 de septiembre de 2021 57 y 58 20 de septiembre de 2021 55 y 56 17 de septiembre de 2021 53 y 54 16 de septiembre de 2021 51 y 52 15 de septiembre de 2021 49 y 50 14 de septiembre de 2021 47 y 48 13 de septiembre de 2021 45 y 46 10 de septiembre de 2021 43 y 44 9 de septiembre de 2021 41 y 42 8 de septiembre de 2021 39 y 40 7 de septiembre de 2021 37 y 38 6 de septiembre de 2021 35 y 36 3 de septiembre de 2021 33 y 34 2 de septiembre de 2021 31 y 32 1 de septiembre de 2021 29 y 30 31 de agosto de 2021 27 y 28 30 de agosto de 2021 25 y 26 27 de agosto de 2021 23 y 24 26 de agosto de 2021 21 y 22 25 de agosto de 2021 19 y 20 24 de agosto de 2021 17 y 18 23 de agosto de 2021 15 y 16 20 de agosto de 2021 13 y 14 19 de agosto de 2021 11 y 12 18 de agosto de 2021 09 y 10 17 de agosto de 2021 07 y 08 13 de agosto de 2021 05 y 06 12 de agosto de 2021 03 y 04 11 de agosto de 2021 01 y 02 10 de agosto de 2021
Registro de contratos de importación de tecnología.
Las empresas colombianas que hayan suscrito contratos de importación de tecnología tienen la posibilidad –no es una obligación– de registrarlos ante la DIAN, para obtener un beneficio tributario. Se entiende como contratos de importación de tecnología aquellos correspondientes a licencias de tecnología, asistencia técnica, servicios técnicos, ingeniería básica, marcas, patentes y demás contratos tecnológicos que la empresa suscriba o modifique. Se deben registrar ante la DIAN dentro de los seis (6) meses a partir de su suscripción y tres (3) meses a partir de su modificación. De no hacerlo, no aplicaría la deducción en el impuesto de renta de los pagos que realicen los contribuyentes en el exterior por estos conceptos.
7. Medidas Sanitarias
Adoptar el Protocolo de Bioseguridad:
Debido a la emergencia sanitaria decretara por el Gobierno Nacional en ocasión al COVID-19, El Ministerio de Salud y Protección Social, expidió el Protocolo General de Bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia. Por ende, son responsabilidades a cargo de la sociedad acoger lo contemplado en la Resolución 666 del 24 de abril de 2020 incluyendo las siguientes medidas:
- Adoptar el protocolo general de bioseguridad contemplado en el Anexo técnico de dicha resolución.
- Capacitar a sus trabajadores y contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios o de obra las medidas indicadas en el protocolo.
- Adopción medidas de control administrativo para la reducción de la exposición, tales como la flexibilización de turnos y horarios de trabajo, así como propiciar el trabajo remoto o trabajo en casa.
- Reportar a la EPS y a la ARL correspondiente los casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:
Es un conjunto de obligaciones para el empleador que busca mitigar los riesgos que se pueden generar en el ambiente de trabajo, mejorar las condiciones y el medio ambiente laboral, así como promover y mantener el bienestar físico, mental y social de los trabajadores.
Quedamos atentos a cualquier duda, solicitud o comentario que tengan al respecto
Cordialmente,
GAMBOA, GARCÍA & CARDONA ABOGADOS