¿Cómo evitar conflictos societarios al momento de administrar una empresa?
La administración de una compañía puede generar tensiones entre los distintos actores involucrados sean estos socios, administradores o terceros. Los distintos intereses y las asimetrías en la información suelen generar problemas de agencia entre quienes gestionan la compañía y las demás personas involucradas en la misma.
En Colombia donde proliferan las sociedades de naturaleza familiar y compañías de capital cerrado es importante establecer algunos consejos que permitan a los involucrados mitigar estas controversias:
1. Estatutos hechos a la medida para cada sociedad.
Cada sociedad tiene características únicas, por lo que sus estatutos deben reflejar las particularidades de su estructura, funcionamiento y objetivos.
Los estatutos no son simplemente un trámite legal, sino un instrumento esencial para definir las reglas de juego entre todos los involucrados, algunos ejemplos son la participación en la toma de decisiones, mayorías, el reparto de utilidades y las obligaciones-derechos de cada uno de los involucrados.
Es importante que los estatutos sociales sean revisados y adaptados con el tiempo conforme la empresa crece, evoluciona o modifica sus objetivos para que se regulen situaciones específicas de cada sociedad.
2. Estructuración de un gobierno corporativo.
El gobierno corporativo establece una serie de prácticas y reglas que guían la administración de la empresa de manera profesional y objetiva.
En Colombia, cada vez más compañías, incluso las familiares, adoptan estructuras formales de gobierno corporativo, como juntas directivas o comités de auditoría que permiten tranquilidad en las gestiones.
Estas estructuras ayudan a mejorar la transparencia y la toma de decisiones, previniendo conflictos y garantizando que se respeten los intereses de todos los socios, grandes o pequeños sean tenidos en cuenta.
3. La elaboración de un acuerdo de accionistas.
El acuerdo de accionistas es una herramienta útil para evitar conflictos societarios, ya que permite detallar con precisión cómo deben actuar los socios en situaciones específicas, como la venta de acciones, la entrada de nuevos socios, o las condiciones para la salida de algún miembro.
4. Rendición de cuentas y transparencia financiera.
La transparencia en la gestión es fundamental para mantener la confianza entre los socios y administradores.
Una rendición de cuentas clara y regular —ya sea mediante informes financieros, reportes de conflictos de interés, reportes de gestión o reuniones formales— evita malentendidos y sospechas sobre la administración de los recursos.
La claridad en los aspectos financieros es uno de los pilares fundamentales para evitar conflictos.
La opacidad o mala administración de los recursos financieros genera desconfianza entre los socios.
Por ello, la transparencia en la contabilidad, la distribución de utilidades y el manejo de los fondos de la empresa es esencial para evitar diferencias.
5. Mecanismos de resolución de conflictos.
Incluso con las mejores prácticas, los conflictos pueden surgir. Por eso, es fundamental incluir en los estatutos y en el acuerdo de accionistas mecanismos de resolución de conflictos, si las partes pretenden ir a arbitraje o si prefieren solucionar sus diferencias ante cortes especializadas como la Superintendencia de Sociedades, también se pueden diseñar mecanismos propios para conciliar de manera amigable sin necesidad de llegar a los tribunales.
Evitar conflictos societarios al administrar una empresa en Colombia requiere previsión, transparencia y una clara estructura de reglas. Prevenir estos conflictos no solo contribuye a una mejor administración, sino que también permite que la empresa se concentre en su crecimiento y en el logro de sus objetivos comunes.