Firmas Electrónicas en documentos laborales

A raíz de la nueva normatividad expedida por motivo del Estado de Emergencia Sanitaria, el Gobierno Nacional se ha propuesto modernizar el manejo y suscripción de documentos mediante la utilización de la firma electrónica con el fin de facilitar la formalización de los acuerdo de voluntades.

En primer lugar, es preciso diferenciar entre firma electrónica y digital:

Firma electrónica: Utilización de códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, con la condición de que estos sean confiables y apropiados respecto para los fines de dicha firma.
Firma digital: Valor numérico que se adhiere al mensaje de datos que, al utilizar un procedimiento matemático conocido, vincula la clave del iniciador y al texto del mensaje, permitiendo una exclusividad e indicio de que ese mensaje no ha sido modificado después de la firma. Los requisitos que debe cumplir esta firma para ser equivalente a una manuscrita están contemplados en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.

De conformidad con lo anterior, se puede concluir que la firma electrónica es solo un género o categoría, el cual se refiere a todos los métodos para firmar y/o validar un documento electrónico o identificar a una persona. Por ejemplo, el escaneo de la firma hecha de la propia letra de la persona, el uso de una huella digital o una contraseña. Contrario a ello, la firma digital también es un tipo de firma electrónica pero con un nivel de seguridad más elevado.

Otros puntos a destacar frente a la suscripción de documentos laborales mediante firma electrónica son los siguientes:

El Gobierno expidió el Decreto 526 de 2021, donde se reglamentó la firma electrónica en los contratos de trabajo.
Para la suscripción del contrato de trabajo firmado electrónicamente podrán ser utilizadas tanto la firma electrónica como la firma digital. En caso que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros.
De manera adicional, la Ley 2121 del 03 de agosto de 2021 la cual reguló el trabajo remoto, señala que los acuerdos en materia laboral y que se ejecuten de manera remota, requerirán firma electrónica o digital determinando la identidad de las partes.
También se incluye el One Time Password (OTP) como mecanismo de autenticación. Se define como un código temporal vía mensaje de texto que le llega a la persona o por e-mail certificado, con el fin de que se realicen acciones virtuales, certificando la identidad de la persona, bien sea vía internet o APP.
Finalmente recordamos que el empleador puede delegar la facultad de firmar electrónicamente los documentos, en tal sentido esta firma puede ser expedida por el representante legal o por un funcionario autorizado internamente (ej. gerente recursos humanos).

Quedamos atentos si requieren ampliación lo anterior.

Atentamente,
Gamboa, García & Cardona Abogados