¿Conoce en qué consiste el Registro Único de Beneficiarios Finales y los plazos para suministrar la información ante la Dian?
El Reporte Único de Beneficiarios Finales (RUB) es un registro que deben realizar todas las personas jurídicas nacionales, estructuras sin personería jurídica o similares para identificar a las personas naturales que son sus beneficiarios finales. Aquí, el «beneficiario final» no se limita a aquellos que obtienen beneficio económico de la entidad, sino que también incluye a quienes ejercen control sobre la misma.
Se considera que una persona natural ejerce control sobre una persona jurídica cuando tiene la capacidad de tomar o imponer decisiones importantes en la administración, dirección o gestión de la misma. No hay límite al número de beneficiarios finales que una entidad puede tener. Cualquier persona natural que cumpla con los criterios establecidos puede ser un beneficiario final. Los criterios no son mutuamente excluyentes y pueden ser concomitantes. Es decir, una persona puede ser un beneficiario final por cumplir con uno o más criterios.
Las empresas nacionales deben realizar la debida diligencia para identificar a todas las personas naturales que son titulares, directa o indirectamente, de más del 5% del capital o de los derechos de voto de la entidad y/o que se benefician en más del 5% de los activos, rendimientos o utilidades. También es necesario incluir a aquellos que ejercen control sobre la entidad por otros medios que no sean la titularidad o el beneficio.
Si después de realizar la debida diligencia ninguna persona natural cumple con estos criterios o no es posible obtener de parte del accionista esta información, se debe informar como beneficiario final a la persona natural que ostenta el cargo de representante legal de la sociedad colombiana, o quien ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la entidad.
La presentación de la información en el RUB se realiza de la misma manera a como se envía la información exógena de medios magnéticos, por lo que les recomendamos que coordinen el tema con la persona que realiza esta función dentro de la compañía, para el efecto se debe acceder al portal oficial de la DIAN con las credenciales de la empresa y seguir las instrucciones proporcionadas. La información que se reporte debe ser la vigente a la fecha en que se realice la diligencia, es decir si la información se sube el 25 de junio, es la información vigente a esa fecha, si se sube el 21 de julio es la información vigente a esa fecha y así sucesivamente.
Es importante tener en cuenta que ni la ley ni la resolución emitida por la DIAN definen claramente que es hacer la debida diligencia para obtener la información, es más la consulta fue elevada a la Oficina Jurídica de la DIAN y la misma no realizó ninguna precisión o definición. Por lo tanto lo más importante es tener las pruebas de las comunicaciones oficiales que se le envíen a los accionistas donde se les solicite la información y tener la respuesta de esos accionistas, bien sea dando la información o explicando porqué no están en capacidad de proporcionarla. Con esto la empresa podrá, como mínimo, registrar la información del representante legal de la sociedad colombiana o de la persona que ejerce la máxima autoridad dentro de la misma y con eso evitar que la DIAN pueda alegar el incumplimiento en la obligación de presentar el RUB en el tiempo establecido (31 de julio de 2023), lo cual podría acarrear las sanciones establecidas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.
Quedamos a su disposición para asesorarlos en el cumplimiento de esta obligación.
